12. Juli 2012

E-Rechnungen: Achtung in der Übergangsphase!

Immer häufiger werden im Geschäftsverkehr Rechnungen auf elektronischem Wege gestellt. In den kommenden Jahren sei mit einem stetigen Anstieg der elektronischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen zu rechnen, erklärte die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft DHPG. Problematisch sei bislang gewesen, welche organisatorischen und technischen Anforderungen von Unternehmen gegenüber den Finanzbehörden einzuhalten seien.

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) habe jetzt ein Anwendungsschreiben zur Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung veröffentlicht, erklärte die DHPG. Im Kern gehe es dabei um folgendes:

1. Papier- und elektronischen Rechnungen werden gleichgestellt.

2.
Die Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen würden deutlich reduziert. Künftig seien keine technischen Verfahren mehr vorgeschrieben, was dazu führ, dass mehr Übermittlungsarten möglich seien.

3. Die Umsatzsteuernachschau wird neu geregelt. Prüfer dürften nun unangemeldet Einsicht in die EDV-Systeme nehmen.

4. Innerbetrieblich muss ein Kontrollverfahrens, welches aber keiner Dokumentationspflicht unterliegt, implementiert werden.

Allerdings lässt der DHPG zufolge das Ministerium drängende Fragen aus der Praxis unbeantwortet. Das erhöhe die Pflichten der Unternehmen. "Unternehmen sollten innerbetriebliche Regelungen treffen, um eine praktikable wie ordnungsgemäße Verfahrensweise zu gewährleisten", sagt Steuerberater Gert Klöttschen von der Beratungsgesellschaft DHPG. So ließen sich mögliche Fallstricke im Prozessablauf gezielt erkennen und von vorneherein vermeiden.

Noch würden viele Unternehmen einen eher sorglosen Umgang mit elektronischen Abrechnungsdokumenten pflegen, erklärt Klöttschen weiter. Wer elektronische Rechnungen ohne qualifizierte digitale Signatur oder über das electronic data interchange (EDI)-Verfahren empfange, habe weitreichende Anforderungen zu erfüllen. "Die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der empfangenden Dokumente trägt allein der Rechnungsempfänger - vom Rechnungseingang bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist."

Viele Unternehmen gingen fälschlicherweise immer noch davon aus, dass eine per E-Mail eingehende Rechnung ausgedruckt und wie eine Papierrechnung verbucht und aufbewahrt werden könne. "Alle digitalen Rechnungsunterlagen müssen in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sowie digital verfügbar sein", sagt Markus Müller von der DHPG IT-Services GmbH.

Das BMF-Schreiben schaffe nun rechtssichere Grundlagen für den elektronischen Rechnungsaustausch, erklären die DHPG-Experten. Allerdings erfordere der Übergang auf elektronische Rechnungen eine erhöhte Vorsicht. "Für Rechnungsempfänger ist die Umstellung auf das E-Invoicing deutlich aufwändiger als für Rechnungsaussteller", sagt DHPG-Berater Klöttschen. Daher sollten sich Unternehmen nicht zu schnell von Originalbelegen in Papierform verabschieden. Vor allem international gebe noch große rechtliche Unterschiede.

Die DHPG-Experten geben folgende Empfehlungen:

1. Einführung: Bevor der elektronische Rechnungsaustausch eingeführt werde, sollten die Prozesse des Rechnungswesens systematisch analysiert und von Schwachstellen bereinigt werden.

2. Einzelvereinbarungen: Der Rechnungsempfänger müsse dem elektronischen Rechnungsaustausch grundsätzlich zustimmen. Häufig erfolge das stillschweigend, indem ein Hinweis in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Rechnungsausstellers unwidersprochen bleibt. Mehr Klarheit und Sicherheit böten aber einzelvertragliche Regelungen zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger. Das sei insbesondere bei strategischen Kunden und Lieferanten die bessere Lösung So ließen sich zwischen den Geschäftspartner etwa die Datenqualität der Rechnungen oder die Haftung bei Fehlversendungen regeln.

3. Kontrollverfahren: Rechnungsempfänger müssten eine eindeutige Zuordnung von erbrachter Leistung und erstellter Rechnung sicherstellen. Dazu sei ein internes Kontrollsystem notwendig, das einen "verlässlichen Prüfpfad" von der Bestellung bis zur Bezahlung gewährleiste. Der Unternehmer könne ein geeignetes Verfahrens frei wählen. Ziel sollte dabei ein Prozessablauf sein, der alle Abrechnungsdokumente zusammenführe.

4. Archivierung: Elektronische Rechnungen seien in dem elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs aufzubewahren. Die aufbewahrten Rechnungen müssten über mindestens 10 Jahre die Voraussetzungen der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit erfüllen. Zudem müsse die EDV ständig prüfbereit bleiben.

(Quelle: DHPG, www.dhpg.de)

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